Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Stowarzyszenia i fundacje! Macie pytania prawne, formalne, księgowe? Pomożemy je rozwiązać. Piszcie: info@ngo.pl i dzwońcie: 801 646 719 lub 22 828 91 21 (g. 9.00-13.00).

Dokumentacja pracownicza w 2019 r. po zmianach – warsztaty dla praktyków

Reklama
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze
Żurawia 43, Warszawa, Polska, Lokalizacja 300 metrów od Metra Centrum.
za 2 miesiące
8 października 2019, 10:00
Płatne

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze zaprasza na szkolenie "Dokumentacja pracownicza w 2019 r. po zmianach – warsztaty dla praktyków". Szkolenie odbędzie się 8 października 2019 r. w Warszawie. Udział w zajęciach jest odpłatny.

Reklama

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze zaprasza na szkolenie:

Dokumentacja pracownicza w 2019 r. po zmianach – warsztaty dla praktyków

Data: 8 października 2019, 10:00 - 15:00

Miejsce: Warszawa, ul. Żurawia 43

Cena: 409 zł przy zgłoszeniu do 24 września.

Rabat 10 % dla drugiej osoby z tej samej Instytucji.

Adresaci: Osoby, które na co dzień prowadzą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, pracownicy działów kadr, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, kadra kierownicza.

Cele i korzyści: Uczestnicy szkolenia zdobędą praktyczną wiedzę w przedmiocie zmian, które weszły w życie w 2019 r. dotyczących m.in. skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, nowych obowiązków informacyjnych, możliwości prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy oraz akt osobowych pracownika. Na szkoleniu przedstawione zostaną zasady odpowiedzialności pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej, zasady kontroli przestrzegania obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, najczęściej popełniane uchybienia przez pracodawców. Uczestnikom zostaną przedstawione „krok po kroku” zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej po zmianach.

Prowadzący: Radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, doświadczony trener, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, pracownik administracji publicznej, autor publikacji z prawa pracy, absolwent kierunków prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Program:

I. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

  1. Nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy oraz jej elementy wyszczególnione w nowych przepisach wykonawczych.

  2. Wymagania dotyczące warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

  3. Okres przechowywania nowej i dotychczas wytworzonej dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.

  4. Obowiązek informacyjny pracodawcy przy ustaniu stosunku pracy – wzór informacji.

  5. Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.

  6. Zmiana postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej - z papierowej na elektroniczną.

  7. Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.

  8. Zasady wydawania pracownikowi kopii całej lub części dokumentacji pracowniczej – wzór wniosku pracownika.

  9. Katalog osób uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika.

  10. Modyfikacja katalogu wykroczeń związanych z dokumentacją pracowniczą.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Które z wytwarzanych przez pracodawcę dokumentów wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów?

  • Jakie praktyczne znaczenie mają nowe przymioty odnoszące się do dokumentacji pracowniczej - poufności, integralności, kompletności oraz dostępności?

  • W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek, a kiedy nie powinien kontynuować prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika?

  • W jakich w przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracownicza dłużej niż 10 lat?

  • Jak pogodzić różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej z ponownym nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracownikiem po wejściu w życie zmian?

  • Które z nowych przepisów stosuje się do dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?

  • W stosunku do których pracowników pracodawca będzie musiał spełnić obowiązek informacyjny w zakresie dokumentacji pracowniczej przy ustaniu stosunku pracy?

  • Czy wymaganą przepisami informację można umieścić w świadectwie pracy?

  • W jakim terminie oraz w jakiej formie pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej?

II. Prowadzenie akt osobowych pracownika po zmianach.

  1. Analiza katalogu dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych po zmianach z podziałem na części – A, B, C, D.
  2. Odpisy i kopie dokumentów – analiza poszczególnych dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w kontekście możliwych form przechowywania.
  3. Zasady tworzenia podkategorii poszczególnych części akt osobowych np. B1, B2, B3 – przykładowe podkategorie i dokumenty w nich umieszczane.
  4. Informowanie pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobie jej odbioru po upływie okresu przechowywania oraz przy zmianie jej postaci.
  5. Dostosowanie dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed zmianami do nowych przepisów – termin, sposób numerowania, korekta wykazu dokumentów, dokumenty wytworzone przed 1.01.2019 r. a dotychczas nieprzechowywane w aktach osobowych.
  6. Miejsce przechowywania dokumentów niewymienionych explicite w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, dokumentu potwierdzającego złożenie ślubowania pracownika samorządowego, dokumentów potwierdzających okres pracy w gospodarstwie rolnym wliczanego do stażu pracy.
  7. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Czy pracodawca ma obowiązek wyodrębnić w aktach osobowych część D, nawet jeśli pracodawca nie przechowuje w niej żadnego dokumentu?

  • Czy istnieje konieczność dostosowania do nowych zasad prowadzenia akt osobowych pracowników, którzy już nie pozostają w zatrudnieniu?

  • Czy dokumenty, które po zmianach nie są już wyszczególnione w aktach osobowych należy usunąć z akt, a jeśli tak to gdzie je przechowywać?

  • Czy inspektor pracy może nałożyć grzywnę za błędy przy ich prowadzeniu?

  • Które skierowania i badania lekarskie wstępne należy przechowywać w części A akt osobowych, a które w części B akt osobowych?

  • Co zrobić, jeśli w trakcie dostosowywania akt osobowych kadrowiec „natknie się” na dokumenty zawierające dane, które kiedyś zostały legalnie pozyskane, a obecnie ich przetwarzanie budzi wątpliwości?

  • Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonanie kopii akt osobowych prowadzonych od kilkunastu lat?

  • Czy po zmianach nadal można żądać wypełnienia kwestionariuszy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika pomimo, iż nie są przewidziane w przepisach wykonawczych?

III. Dokumentacja związana z czasem pracy po zmianach.

  1. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów.
  2. Nowe elementy, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy.
  3. Elementy wniosku pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych.
  4. Postać, w których pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z czasem pracy.
  5. Ewidencjonowanie zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy.
  6. Dokumentacja związana ze świadczeniem przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych.
  7. Harmonogramy czasu pracy – zasady tworzenia, przekazywania pracownikom, okres przechowywania.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Jakie nowe informacje należy umieszczać w ewidencji czasu pracy?

  • Na jaki okres tworzyć ewidencję czasu pracy oraz jak długo należy ją przechowywać?

  • Komu należy sporządzać harmonogram czasu pracy?

  • Na jaki okres należy tworzyć harmonogram czasu pracy i jak długo należy go przechowywać?

  • Czy dopuszczalne jest prowadzenie i przechowywanie części dokumentacji związanej z czasem pracy np. ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, a części np. wniosków o wyjście prywatne w postaci papierowej?

  • Czy po zmianach nadal można prowadzić książkę wyjść prywatnych jako jedynej dokumentacji z tym związanej?

  • Gdzie należy przechowywać wnioski pracownika o zwolnienie z tyt. opieki nad dzieckiem?

  • Co należy rozumieć poprzez dostosowanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w tym dotychczasowych kart ewidencji czasu pracy do nowych przepisów?

  • Co zrobić w sytuacji, gdy w dniu wejścia w życie przepisów prowadzona jest karta ewidencji czasu pracy na dotychczasowych zasadach?

  • Czy pracownik ma prawo uzyskać kopię karty ewidencji czasu pracy wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?

IV. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w najnowszych stanowiskach MRPiPS oraz PIP.

  1. Stanowisko MRPiPS z 18.02.2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy – jak należy rozumieć „oddzielne” prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
  2. Stanowisko MRPiPS z 07.02.2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
  • Okres przechowywania list obecności i harmonogramów czasu pracy z okresu sprzed nowelizacji przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji i powstałych od 01.01.2019 r.

  • Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, w drodze do pracy i chorób zawodowych po zmianach od 01.01.2019 r.

  • Przechowywanie papierowych wniosków o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych i o wyjścia prywatne w przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

  • Dopuszczalność upoważnienia osób z zewnętrznych firm do podpisywania dokumentów zeskanowanych do formatu PDF podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną w imieniu pracodawcy.

  • Miejsce przechowywania dokumentów związanych z czasem pracy, ale niewymienionych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zgoda lekarza medycyny pracy na pracę w godzinach nadliczbowych pracownika niepełnosprawnego.

  1. Stanowisko MRPiPS z 01.02.2019 r. sprawie wysokości temperatury oraz poziomu wilgotności, w jakich powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza.
  2. Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 04.02.2019 r. w sprawie warunków, w jakich powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza.
  3. Stanowiska MRPiPS z 07.12.2018 r. w sprawie sposobu liczenia okresu 50 lat przechowywania akt osobowych, obowiązku informowania pracowników wraz ze świadectwem pracy o 50-letnim okresie przechowywania akt osobowych, okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy po następujących po sobie umowach na przełomie 2018/19.
  4. Stanowisko MRPiPS z 11.01.2019 r. oraz 17.01.2019 r. w sprawie zasad prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
  5. Stanowisko MRPiPS z 7 lutego 2019 r. w sprawie możliwości prowadzenia części dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej a części w postaci papierowej.

Szczegóły wydarzenia

Rodzaj wydarzenia:
Płatne
Termin rejestracji:
1 października 2019, 23:59
Początek wydarzenia:
8 października 2019, 10:00
Zakończenie wydarzenia:
8 października 2019, 15:00
Miejsce:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze
Żurawia 43, Warszawa, Polska
Lokalizacja 300 metrów od Metra Centrum.
Osoba kontaktowa:
Pokaż
E-mail:
Pokaż
Telefon:
Pokaż
Redakcja portalu www.ngo.pl nie odpowiada za treść zaproszeń.
Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.